세부 가이드라인 공표의 법적 근거: 사람용 의약품에 관한 공동체 규약에 관한 Directive 2001/83/EC 제47조 및 동물용 의약품에 관한 공동체 규약에 관한 Directive 2001/82/EC 제51조. 이 문서는 사람용 의약품에 대해서는 Directive 2003/94/EC, 동물용 의약품에 대해서는 Directive 91/412/EEC에 규정된 의약품 GMP(의약품 제조 및 품질관리기준)의 원칙과 가이드라인을 해석하기 위한 지침을 제공한다.

Legal basis for publishing the detailed guidelines: Article 47 of Directive 2001/83/EC on the Community code relating to medicinal products for human use and Article 51 of Directive 2001/82/EC on the Community code relating to veterinary medicinal products. This document provides guidance for the interpretation of the principles and guidelines of good manufacturing practice (GMP) for medicinal products as laid down in Directive 2003/94/EC for medicinal products for human use and Directive 91/412/EEC for veterinary use.

문서의 상태: 개정

Status of the document: Revision

개정 사유: 이 장을 대폭 개정하였으며, 이제 이 장은 품질 결함이나 불만을 조사할 때와 제품 회수 또는 그 밖의 위험 완화 조치에 관한 결정을 내릴 때 품질위험관리 원칙을 적용하여야 한다는 점을 반영한다. 이 장은 품질 결함이나 불만의 원인을 조사하여 규명하고, 문제의 재발을 막기 위한 적절한 예방조치를 마련할 필요성을 강조하며, 규제당국에 대한 품질 결함 보고와 관련된 기대사항과 책임을 명확히 한다.

Reasons for changes: Extensive changes have been made to this Chapter which now reflect that Quality Risk Management principles should be applied when investigating quality defects or complaints and when making decisions in relation to product recalls or other risk-mitigating actions. It emphasises the need for the cause(s) of quality defects or complaints to be investigated and determined, and that appropriate preventative actions are put in place to guard against a recurrence of the issue and clarifies expectations and responsibilities in relation to the reporting of quality defects to the Competent Authorities.

시행일: 2015년 3월 1일.

Deadline for coming into operation: 1 March 2015.

공중 보건과 동물 보건을 보호하기 위하여, 잠재적 품질 결함을 포함한 불만을 기록·평가·조사·검토하고, 필요한 경우 사람용 또는 동물용 의약품과 임상시험용 의약품을 유통망에서 효과적이고 신속하게 회수하기 위한 체계와 적절한 절차를 갖추어야 한다. 품질 결함의 조사 및 평가, 그리고 제품 회수, 시정 및 예방조치, 그 밖의 위험 감소 조치에 관한 의사결정 과정에는 품질위험관리 원칙을 적용하여야 한다. 이러한 원칙에 관한 지침은 제1장에 제시되어 있다.

In order to protect public and animal health, a system and appropriate procedures should be in place to record, assess, investigate and review complaints including potential quality defects, and if necessary, to effectively and promptly recall medicinal products for human or veterinary use and investigational medicinal products from the distribution network. Quality Risk Management principles should be applied to the investigation and assessment of quality defects and to the decision-making process in relation to product recalls corrective and preventative actions and other risk-reducing actions. Guidance in relation to these principles is provided in Chapter 1.

의약품 또는 임상시험용 의약품에 제품 회수나 비정상적인 공급 제한으로 이어질 수 있는 품질 결함(잘못된 제조, 제품 변질, 위조 발견, 품목허가 또는 제품 사양 파일(product specification file) 미준수, 그 밖의 중대한 품질 문제)이 확인된 경우에는 관련된 모든 규제당국에 적시에 알려야 한다. 시판 중인 제품이 품목허가에 부합하지 않는 것으로 확인된 경우, 그 미준수 정도가 계획되지 않은 일탈의 처리에 관한 부속서 16의 제한 조건을 충족하면 관련 규제당국에 통보할 의무는 없다.

All concerned competent authorities should be informed in a timely manner in case of a confirmed quality defect (faulty manufacture, product deterioration, detection of falsification, non-compliance with the marketing authorisation or product specification file, or any other serious quality problems) with a medicinal or investigational medicinal product which may result in the recall of the product or an abnormal restriction in the supply. In situations where product on the market is found to be non-compliant with the marketing authorisation, there is no requirement to notify concerned competent authorities provided the degree of non-compliance satisfies the Annex 16 restrictions regarding the handling of unplanned deviations.

위탁 업무의 경우, 결함 제품과 관련된 평가, 의사결정, 정보 전파 및 위험 감소 조치 이행에 관한 제조업자, 품목허가권자 및/또는 의뢰자, 그 밖의 관련 제3자의 역할과 책임을 계약서에 기술하여야 한다. 계약에 관한 지침은 제7장에 제시되어 있다. 이러한 계약서에는 각 당사자에서 품질 결함 및 회수 문제의 관리를 책임지는 사람에게 연락하는 방법도 다루어야 한다.

In case of outsourced activities, a contract should describe the role and responsibilities of the manufacturer, the marketing authorisation holder and/or sponsor and any other relevant third parties in relation to assessment, decision-making, and dissemination of information and implementation of risk-reducing actions relating to a defective product. Guidance in relation to contracts is provided in Chapter 7. Such contracts should also address how to contact those responsible at each party for the management of quality defect and recall issues.

8.1 적절히 교육훈련을 받고 경험을 갖춘 인원이 불만 및 품질 결함 조사를 관리하고, 회수를 포함하여 이러한 문제로 인한 잠재적 위험을 관리하기 위해 취할 조치를 결정하는 책임을 맡아야 한다. 달리 타당성이 입증되지 않는 한, 이들은 판매 및 마케팅 조직으로부터 독립되어 있어야 한다. 이들 중에 해당 배치의 출하 인증에 관여한 QP(Qualified Person)가 포함되어 있지 않으면, 그 QP에게 모든 조사, 위험 감소 조치 및 회수 작업을 적시에 공식적으로 알려야 한다.

8.1 Appropriately trained and experienced personnel should be responsible for managing complaint and quality defect investigations and for deciding the measures to be taken to manage any potential risk(s) presented by those issues, including recalls. These persons should be independent of the sales and marketing organisation, unless otherwise justified. If these persons do not include the Qualified Person involved in the certification for release of the concerned batch or batches, the latter should be made formally aware of any investigations, any risk-reducing actions and any recall operations, in a timely manner.

8.2 불만 및 품질 결함의 처리, 평가, 조사 및 검토와 위험 감소 조치 이행을 위하여 교육훈련을 받은 충분한 인원과 자원을 확보하여야 한다. 규제당국과의 소통 관리를 위해서도 교육훈련을 받은 충분한 인원과 자원을 확보하여야 한다.

8.2 Sufficient trained personnel and resources should be made available for the handling, assessment, investigation and review of complaints and quality defects and for implementing any risk-reducing actions. Sufficient trained personnel and resources should also be available for the management of interactions with competent authorities.

8.3 적절히 교육훈련을 받은 품질경영 인원을 포함한 다분야 팀의 활용을 고려하여야 한다.

8.3 The use of inter-disciplinary teams should be considered, including appropriately trained Quality Management personnel.

8.4 불만 및 품질 결함 처리를 조직 내에서 중앙 집중식으로 관리하는 경우, 관련 당사자들의 상대적 역할과 책임을 문서화하여야 한다. 다만 중앙 집중식 관리로 인해 문제의 조사와 관리가 지연되어서는 안 된다.

8.4 In situations in which complaint and quality defect handling is managed centrally within an organisation, the relative roles and responsibilities of the concerned parties should be documented. Central management should not, however, result in delays in the investigation and management of the issue.

8.5 불만 접수 시 취할 조치를 기술한 문서화된 절차가 있어야 한다. 모든 불만은 문서화하고, 잠재적 품질 결함이나 그 밖의 문제에 해당하는지 판단하기 위해 평가하여야 한다.

8.5 There should be written procedures describing the actions to be taken upon receipt of a complaint. All complaints should be documented and assessed to establish if they represent a potential quality defect or other issue.

8.6 불만이나 품질 결함 의심 사례가 위조와 관련되어 있는지 확인하는 데 특별한 주의를 기울여야 한다.

8.6 Special attention should be given to establishing whether a complaint or suspected quality defect relates to falsification.

8.7 회사가 접수하는 모든 불만이 실제 품질 결함에 해당하는 것은 아니므로, 잠재적 품질 결함을 나타내지 않는 불만은 적절히 문서화하고, 이상사례 의심 사례와 같이 해당 성격의 불만에 대한 조사와 관리를 책임지는 관련 부서나 담당자에게 전달하여야 한다.

8.7 As not all complaints received by a company may represent actual quality defects, complaints which do not indicate a potential quality defect should be documented appropriately and communicated to the relevant group or person responsible for the investigation and management of complaints of that nature, such as suspected adverse events.

8.8 보고된 이상사례 의심 사례의 조사를 지원하기 위하여 의약품 배치의 품질 조사 요청을 원활히 처리할 수 있는 절차를 갖추어야 한다.

8.8 There should be procedures in place to facilitate a request to investigate the quality of a batch of a medicinal product in order to support an investigation into a reported suspected adverse event.

8.9 품질 결함 조사를 개시할 때에는 최소한 다음 사항을 다루는 절차를 갖추어야 한다.

8.9 When a quality defect investigation is initiated, procedures should be in place to address at least the following:

8.10 품질 결함 가능성과 관련하여 보고된 정보는 원래의 세부 내용을 모두 포함하여 기록하여야 한다. 조사 정도와 취할 조치에 관한 결정을 뒷받침하기 위하여, 보고된 모든 품질 결함의 타당성과 범위를 품질위험관리 원칙에 따라 문서화하고 평가하여야 한다.

8.10 The information reported in relation to possible quality defects should be recorded, including all the original details. The validity and extent of all reported quality defects should be documented and assessed in accordance with Quality Risk Management principles in order to support decisions regarding the degree of investigation and action taken.

8.11 어떤 배치에서 품질 결함이 발견되거나 의심되는 경우, 다른 배치와 경우에 따라서는 다른 제품도 영향을 받았는지 판단하기 위하여 이를 확인하는 것을 고려하여야 한다. 특히 결함 배치의 일부 또는 결함 구성요소를 포함하고 있을 수 있는 다른 배치를 조사하여야 한다.

8.11 If a quality defect is discovered or suspected in a batch, consideration should be given to checking other batches and in some cases other products, in order to determine whether they are also affected. In particular, other batches which may contain portions of the defective batch or defective components should be investigated.

8.12 품질 결함 조사에는 주의가 필요하고 추가적인 규제 조치가 필요할 수도 있는 특정 문제나 반복 문제의 징후가 있는지 확인하기 위하여 이전의 품질 결함 보고서나 그 밖의 관련 정보에 대한 검토를 포함하여야 한다.

8.12 Quality defect investigations should include a review of previous quality defect reports or any other relevant information for any indication of specific or recurring problems requiring attention and possibly further regulatory action.

8.13 품질 결함 조사 도중과 그 이후에 내리는 결정은 품질 결함이 초래하는 위험 수준과 함께 품목허가/제품 사양 파일 또는 GMP 요건에 대한 미준수의 심각성을 반영하여야 한다. 이러한 결정은 해당 문제가 초래하는 위험 수준에 상응하는 방식으로 환자 및 동물의 안전이 유지되도록 적시에 이루어져야 한다.

8.13 The decisions that are made during and following quality defect investigations should reflect the level of risk that is presented by the quality defect as well as the seriousness of any non-compliance with respect to the requirements of the marketing authorisation/product specification file or GMP. Such decisions should be timely to ensure that patient and animal safety is maintained, in a way that is commensurate with the level of risk that is presented by those issues.

8.14 조사 초기 단계에서는 품질 결함의 성격과 범위에 관한 포괄적인 정보를 항상 확보할 수 있는 것은 아니므로, 그러한 조사 중에도 의사결정 과정을 통해 적절한 시점에 적절한 위험 감소 조치가 취해지도록 하여야 한다. 품질 결함의 결과로 내린 모든 결정과 취한 모든 조치는 문서화하여야 한다.

8.14 As comprehensive information on the nature and extent of the quality defect may not always be available at the early stages of an investigation, the decision-making processes should still ensure that appropriate risk-reducing actions are taken at an appropriate time-point during such investigations. All the decisions and measures taken as a result of a quality defect should be documented.

8.15 품질 결함이 제품 회수나 제품 공급의 비정상적인 제한으로 이어질 수 있는 경우, 제조업자는 품질 결함을 품목허가권자/의뢰자 및 관련된 모든 규제당국에 적시에 보고하여야 한다.

8.15 Quality defects should be reported in a timely manner by the manufacturer to the marketing authorisation holder/sponsor and all concerned Competent Authorities in cases where the quality defect may result in the recall of the product or in an abnormal restriction in the supply of the product.

8.16 품질 결함 조사 중에는 적절한 수준의 근본 원인 분석 작업을 적용하여야 한다. 품질 결함의 실제 근본 원인을 규명할 수 없는 경우에는 가장 가능성이 높은 근본 원인을 파악하고 이를 해결하는 것을 고려하여야 한다.

8.16 An appropriate level of root cause analysis work should be applied during the investigation of quality defects. In cases where the true root cause(s) of the quality defect cannot be determined, consideration should be given to identifying the most likely root cause(s) and to addressing those.

8.17 사람의 실수가 품질 결함의 원인으로 의심되거나 확인된 경우, 이를 공식적으로 정당화하여야 하며, 공정·절차 또는 시스템에 기인한 오류나 문제가 있는 경우 이를 간과하지 않도록 주의를 기울여야 한다.

8.17 Where human error is suspected or identified as the cause of a quality defect, this should be formally justified and care should be exercised so as to ensure that process, procedural or system-based errors or problems are not overlooked, if present.

8.18 품질 결함에 대응하여 적절한 CAPA를 파악하고 시행하여야 한다. 이러한 조치의 효과성을 모니터링하고 평가하여야 한다.

8.18 Appropriate CAPAs should be identified and taken in response to a quality defect. The effectiveness of such actions should be monitored and assessed.

8.19 주의가 필요한 특정 문제나 반복 문제의 징후가 있는지 확인하기 위하여 품질 결함 기록을 정기적으로 검토하고 경향 분석을 수행하여야 한다.

8.19 Quality defect records should be reviewed and trend analyses should be performed regularly for any indication of specific or recurring problems requiring attention.

8.20 회수 활동을 수행하거나 그 밖의 위험 감소 조치를 이행하기 위하여, 정기적으로 검토하고 필요 시 개정하는 문서화된 절차를 확립하여야 한다.

8.20 There should be established written procedures, regularly reviewed and updated when necessary, in order to undertake any recall activity or implement any other risk-reducing actions.

8.21 제품이 시장에 출시된 후 품질 결함으로 인해 유통망에서 제품을 회수(retrieval)하는 것은 모두 회수(recall)로 간주하고 관리하여야 한다. (이 규정은 품질 결함 문제/보고의 조사를 원활히 하기 위하여 유통망에서 제품 검체를 회수(또는 반품)하는 경우에는 적용되지 않는다.)

8.21 After a product has been placed on the market, any retrieval of it from the distribution network as a result of a quality defect should be regarded and managed as a recall. (This provision does not apply to the retrieval (or return) of samples of the product from the distribution network to facilitate an investigation into a quality defect issue/report.)

8.22 회수 작업은 언제든지 신속하게 개시할 수 있어야 한다. 경우에 따라서는 공중 보건이나 동물 보건을 보호하기 위하여 품질 결함의 근본 원인과 전체 범위를 규명하기 전에 회수 작업을 개시하여야 할 수도 있다

8.22 Recall operations should be capable of being initiated promptly and at any time. In certain cases recall operations may need to be initiated to protect public or animal health prior to establishing the root cause(s) and full extent of the quality defect

8.23 배치/제품 유통 기록은 회수 책임자가 즉시 이용할 수 있어야 하며, 수출 제품과 의료용 견본품을 포함하여 도매업자와 직접 공급받는 고객에 관한 충분한 정보(주소, 근무 시간 내외의 전화 및/또는 팩스 번호, 납품된 배치와 수량)를 포함하여야 한다.

8.23 The batch/product distribution records should be readily available to the persons responsible for recalls, and should contain sufficient information on wholesalers and directly supplied customers (with addresses, phone and/or fax numbers inside and outside working hours, batches and amounts delivered), including those for exported products and medical samples.

8.24 임상시험용 의약품의 경우, 모든 임상시험 실시기관을 파악하고 도착 국가를 표시하여야 한다. 품목허가를 받은 임상시험용 의약품의 경우, 임상시험용 의약품 제조업자는 의뢰자와 협력하여 허가된 의약품과 관련될 수 있는 모든 품질 결함을 품목허가권자에게 알려야 한다. 의뢰자는 신속한 회수에 필요한 경우 눈가림된 제품의 눈가림을 신속하게 해제하는 절차를 시행하여야 한다. 의뢰자는 그 절차가 눈가림된 제품의 정체를 필요한 범위 내에서만 공개하도록 보장하여야 한다.

8.24 In the case of investigational medicinal products, all trial sites should be identified and the countries of destination should be indicated. In the case of an investigational medicinal product for which a marketing authorisation has been issued, the manufacturer of the investigational medicinal product should, in cooperation with the sponsor, inform the marketing authorisation holder of any quality defect that could be related to the authorised medicinal product. The sponsor should implement a procedure for the rapid unblinding of blinded products, where this is necessary for a prompt recall. The sponsor should ensure that the procedure discloses the identity of the blinded product only in so far as is necessary.

8.25 공중 보건이나 동물 보건에 대한 잠재적 위험과 제안된 회수 조치가 미칠 수 있는 영향을 고려하여, 관련 규제당국과 협의한 후 회수 조치를 유통망의 어느 단계까지 확대할 것인지 고려하여야 한다. 배치의 유효기간이 지나서(예: 유효기간이 짧은 제품) 결함 배치에 대해 회수 조치를 제안하지 않는 경우에도 규제당국에 알려야 한다.

8.25 Consideration should be given following consultation with the concerned Competent Authorities, as to how far into the distribution network a recall action should extend, taking into account the potential risk to public or animal health and any impact that the proposed recall action may have. The Competent Authorities should also be informed in situations in which no recall action is being proposed for a defective batch because the batch has expired (such as with short shelf-life products.)

8.26 제품을 회수하려는 경우에는 관련된 모든 규제당국에 사전에 알려야 한다. 매우 심각한 문제(즉, 환자 또는 동물의 건강에 심각한 영향을 미칠 가능성이 있는 문제)의 경우에는 규제당국에 통보하기 전에 신속한 위험 감소 조치(예: 제품 회수)를 취하여야 할 수도 있다. 가능한 경우에는 언제나 이러한 조치를 실행하기 전에 관련 규제당국과 합의하도록 노력하여야 한다

8.26 All concerned Competent Authorities should be informed in advance in cases where products are intended to be recalled. For very serious issues (i.e. those with the potential to seriously impact upon patient or animal health), rapid risk-reducing actions (such as a product recall) may have to be taken in advance of notifying the Competent Authorities. Wherever possible, attempts should be made to agree these in advance of their execution with the concerned Competent Authorities

8.27 제안된 회수 조치가 시장마다 다른 영향을 미칠 수 있는지도 고려하여야 하며, 그러한 경우에는 시장별로 적절한 위험 감소 조치를 마련하여 관련 규제당국과 논의하여야 한다. 회수와 같은 위험 감소 조치를 결정하기 전에, 해당 의약품의 치료 용도를 고려하여 허가된 대체 의약품이 없는 의약품의 품절 위험을 고려하여야 한다. 원래는 필요한 위험 감소 조치를 실행하지 않기로 하는 결정은 모두 사전에 규제당국과 합의하여야 한다.

8.27 It should also be considered whether the proposed recall action may affect different markets in different ways, and if this is the case, appropriate market-specific risk-reducing actions should be developed and discussed with the concerned competent authorities. Taking account of its therapeutic use the risk of shortage of a medicinal product which has no authorised alternative should be considered before deciding on a risk-reducing action such as a recall. Any decisions not to execute a risk-reducing action which would otherwise be required should be agreed with the competent authority in advance.

8.28 회수된 제품은 처리 결정을 기다리는 동안 식별 표시를 하여 보안 구역에 구분 보관하여야 한다. 회수된 모든 배치에 대하여 공식적인 처분을 내리고 문서화하여야 한다. 회수된 제품을 재작업하기로 하는 결정의 근거는 문서화하고 관련 규제당국과 논의하여야 한다. 시장 출시를 고려하고 있는 재작업 배치의 남은 유효기간도 고려하여야 한다.

8.28 Recalled products should be identified and stored separately in a secure area while awaiting a decision on their fate. A formal disposition of all recalled batches should be made and documented. The rationale for any decision to rework recalled products should be documented and discussed with the relevant competent authority. The extent of shelf-life remaining for any reworked batches that are being considered for placement onto the market should also be considered.

8.29 회수 과정의 진행 상황은 종결될 때까지 기록하고, 해당 제품/배치의 납품 수량과 회수 수량 간 수량 대조를 포함한 최종 보고서를 발행하여야 한다.

8.29 The progress of the recall process should be recorded until closure and a final report issued, including a reconciliation between the delivered and recovered quantities of the concerned products/batches.

8.30 회수를 위해 마련된 체계의 효과성을 주기적으로 평가하여 그 체계가 여전히 견고하고 사용에 적합한지 확인하여야 한다. 이러한 평가는 근무 시간 내 상황과 근무 시간 외 상황 모두를 대상으로 하여야 하며, 평가를 수행할 때에는 모의 회수 조치를 실시할지 고려하여야 한다. 이 평가는 문서화하고 타당성을 입증하여야 한다.

8.30 The effectiveness of the arrangements in place for recalls should be periodically evaluated to confirm that they remain robust and fit for use. Such evaluations should extend to both within office-hour situations as well as out-of-office hour situations and, when performing such evaluations, consideration should be given as to whether mock-recall actions should be performed. This evaluation should be documented and justified.

8.31 회수 외에도 품질 결함으로 인한 위험을 관리하기 위하여 고려할 수 있는 그 밖의 잠재적 위험 감소 조치가 있다. 이러한 조치에는 결함 가능성이 있는 배치의 사용과 관련하여 보건의료 전문가에게 주의 안내문을 발송하는 것이 포함될 수 있다. 이러한 조치는 사례별로 고려하고 관련 규제당국과 논의하여야 한다.

8.31 In addition to recalls, there are other potential risk-reducing actions that may be considered in order to manage the risks presented by quality defects. Such actions may include the issuance of cautionary communications to healthcare professionals in relation to their use of a batch that is potentially defective. These should be considered on a case-by-case basis and discussed with the concerned competent authorities.