상세 가이드라인 공표의 법적 근거: 사람용 의약품에 관한 공동체 법전에 관한 지침 2001/83/EC 제47조 및 동물용 의약품에 관한 공동체 법전에 관한 지침 2001/82/EC 제51조. 이 문서는 사람용 의약품에 대해서는 지침 2003/94/EC, 동물용 의약품에 대해서는 지침 91/412/EEC에 규정된 의약품 GMP(의약품 제조 및 품질관리기준)의 원칙과 지침을 해석하기 위한 지침을 제공한다.

Legal basis for publishing the detailed guidelines: Article 47 of Directive 2001/83/EC on the Community code relating to medicinal products for human use and Article 51 of Directive 2001/82/EC on the Community code relating to veterinary medicinal products. This document provides guidance for the interpretation of the principles and guidelines of good manufacturing practice (GMP) for medicinal products as laid down in Directive 2003/94/EC for medicinal products for human use and Directive 91/412/EEC for veterinary use.

문서의 지위: 개정 1판.

Status of the document: revision 1

개정 사유: GMP 환경에서 전자 문서의 사용이 늘어남에 따라 "문서의 작성 및 관리" 항과 "문서의 보존" 항을 개정하였다.

Reasons for changes: the sections on "generation and control of documentation" and "retention of documents" have been revised, in the light of the increasing use of electronic documents within the GMP environment.

시행 기한: 2011년 6월 30일

Deadline for coming into operation: 30 June 2011

적절한 문서화는 품질보증 시스템의 필수적인 부분이며, GMP 요건을 준수하여 운영하는 데 핵심이다. 사용하는 여러 유형의 문서와 매체는 제조업자의 품질경영시스템에 빠짐없이 규정하여야 한다. 문서는 종이 기반, 전자 매체 또는 사진 매체 등 다양한 형태로 존재할 수 있다. 사용하는 문서 시스템의 주된 목적은 의약품 품질의 모든 측면에 직접 또는 간접적으로 영향을 미치는 모든 활동을 수립하고, 관리하고, 모니터링하고, 기록하는 것이어야 한다. 품질경영시스템에는 각종 공정을 충분히 기록하고 모든 관찰 사항을 평가할 수 있게 하는 것에 더하여, 요건을 공통으로 이해할 수 있도록 충분히 상세한 지시 내용을 포함하여 요건이 지속적으로 적용되고 있음을 입증할 수 있도록 하여야 한다.

Good documentation constitutes an essential part of the quality assurance system and is key to operating in compliance with GMP requirements. The various types of documents and media used should be fully defined in the manufacturer's Quality Management System. Documentation may exist in a variety of forms, including paper-based, electronic or photographic media. The main objective of the system of documentation utilized must be to establish, control, monitor and record all activities which directly or indirectly impact on all aspects of the quality of medicinal products. The Quality Management System should include sufficient instructional detail to facilitate a common understanding of the requirements, in addition to providing for sufficient recording of the various processes and evaluation of any observations, so that ongoing application of the requirements may be demonstrated.

GMP 준수를 관리하고 기록하는 데 사용하는 문서에는 지시서(지침, 요건)와 기록/보고서라는 두 가지 주요 유형이 있다. 문서 유형에 맞는 적절한 우수 문서화 관행을 적용하여야 한다.

There are two primary types of documentation used to manage and record GMP compliance: instructions (directions, requirements) and records/reports. Appropriate good documentation practice should be applied with respect to the type of document.

문서의 정확성, 완전성, 가용성 및 판독성을 보장하기 위하여 적절한 관리 수단을 이행하여야 한다. 지시 문서는 오류가 없어야 하며 서면으로 이용할 수 있어야 한다. '서면(written)'이라는 용어는 기록된 것, 또는 사람이 읽을 수 있는 형태로 데이터를 나타낼 수 있는 매체에 문서화된 것을 뜻한다.

Suitable controls should be implemented to ensure the accuracy, integrity, availability and legibility of documents. Instruction documents should be free from errors and available in writing. The term ‘written’ means recorded, or documented on media from which data may be rendered in a human readable form.

4.1 모든 유형의 문서를 규정하고 준수하여야 한다. 이 요건은 모든 형태의 문서 매체 유형에 똑같이 적용된다. 복잡한 시스템은 이해되고, 잘 문서화되고, 밸리데이션되어야 하며, 적절한 관리 수단이 마련되어 있어야 한다. 많은 문서(지시서 및/또는 기록)가 혼합 형태, 즉 일부 요소는 전자 형태이고 나머지는 종이 기반인 형태로 존재할 수 있다. 혼합 시스템과 단일 시스템 모두에 대하여 마스터 문서, 공식 사본, 데이터 처리 및 기록의 상호 관계와 관리 방안을 명시하여야 한다. 템플릿, 양식, 마스터 문서 등 전자 문서에 대한 적절한 관리 수단을 이행하여야 한다. 보존 기간 내내 기록의 완전성을 보장하기 위한 적절한 관리 수단이 마련되어 있어야 한다.

4.1 All types of document should be defined and adhered to. The requirements apply equally to all forms of document media types. Complex systems need to be understood, well documented, validated, and adequate controls should be in place. Many documents (instructions and/or records) may exist in hybrid forms, i.e. some elements as electronic and others as paper based. Relationships and control measures for master documents, official copies, data handling and records need to be stated for both hybrid and homogenous systems. Appropriate controls for electronic documents such as templates, forms, and master documents should be implemented. Appropriate controls should be in place to ensure the integrity of the record throughout the retention period.

4.2 문서는 주의를 기울여 설계, 작성, 검토 및 배포하여야 한다. 문서는 해당되는 경우 제품규격서(Product Specification File), 제조업 허가 및 품목허가 자료의 관련 부분에 부합하여야 한다. 마스터 문서로부터 작업 문서를 복제할 때 복제 과정에서 어떠한 오류도 생기지 않도록 하여야 한다.

4.2 Documents should be designed, prepared, reviewed, and distributed with care. They should comply with the relevant parts of Product Specification Files, Manufacturing and Marketing Authorisation dossiers, as appropriate. The reproduction of working documents from master documents should not allow any error to be introduced through the reproduction process.

4.3 지시를 담은 문서는 적절한 권한을 부여받은 사람이 승인하고 서명하고 날짜를 기재하여야 한다. 문서는 내용이 명확하여야 하며 고유하게 식별할 수 있어야 한다. 시행일을 규정하여야 한다.

4.3 Documents containing instructions should be approved, signed and dated by appropriate and authorised persons. Documents should have unambiguous contents and be uniquely identifiable. The effective date should be defined.

4.4 지시를 담은 문서는 체계적으로 구성하여 쉽게 확인할 수 있어야 한다. 문서의 형식과 언어는 그 용도에 맞아야 한다. 표준작업지침서, 작업 지시서 및 방법서는 반드시 따라야 하는 명령형 문체로 작성하여야 한다.

4.4 Documents containing instructions should be laid out in an orderly fashion and be easy to check. The style and language of documents should fit with their intended use. Standard Operating Procedures, Work Instructions and Methods should be written in an imperative mandatory style.

4.5 품질경영시스템 내의 문서는 정기적으로 검토하고 최신 상태로 유지하여야 한다.

4.5 Documents within the Quality Management System should be regularly reviewed and kept up-to-date.

4.6 문서는 손으로 써서 작성하지 않아야 한다. 다만, 데이터 기입이 필요한 문서에는 기입할 공간을 충분히 마련하여야 한다.

4.6 Documents should not be hand-written; although, where documents require the entry of data, sufficient space should be provided for such entries.

4.7 손으로 쓰는 기입은 명확하고, 읽기 쉽고, 지워지지 않는 방식으로 하여야 한다.

4.7 Handwritten entries should be made in clear, legible, indelible way.

4.8 기록은 각 조치를 취하는 시점에 작성하거나 완성하여야 하며, 의약품 제조에 관한 모든 중요한 활동을 추적할 수 있는 방식으로 하여야 한다.

4.8 Records should be made or completed at the time each action is taken and in such a way that all significant activities concerning the manufacture of medicinal products are traceable.

4.9 문서의 기입 사항을 변경할 때에는 서명하고 날짜를 기재하여야 하며, 변경 후에도 원래 정보를 읽을 수 있어야 한다. 적절한 경우, 변경 사유를 기록하여야 한다.

4.9 Any alteration made to the entry on a document should be signed and dated; the alteration should permit the reading of the original information. Where appropriate, the reason for the alteration should be recorded.

4.10 각 제조 활동과 관련된 기록이 무엇이며 그 기록이 어디에 있는지를 명확히 규정하여야 한다. 보존 기간 내내 기록의 완전성을 보장하기 위한 보안 관리 수단이 반드시 마련되어 있어야 하며, 적절한 경우 밸리데이션되어야 한다.

4.10 It should be clearly defined which record is related to each manufacturing activity and where this record is located. Secure controls must be in place to ensure the integrity of the record throughout the retention period and validated where appropriate.

4.11 배치 문서에는 특정 요건이 적용되며, 배치 문서는 해당 배치의 유효기간 만료 후 1년 또는 QP(Qualified Person)가 그 배치를 인증한 후 최소 5년 중 더 긴 기간 동안 반드시 보관하여야 한다. 임상시험용 의약품의 경우, 배치 문서는 그 배치를 사용한 마지막 임상시험이 완료되거나 공식적으로 중단된 후 최소 5년 동안 반드시 보관하여야 한다. 특정 유형의 제품(예: 첨단바이오의약품)과 관련하여 법령에 문서 보존에 관한 그 밖의 요건이 기술되어 있을 수 있으며, 이 경우 특정 문서에 더 긴 보존 기간을 적용하도록 규정할 수 있다.

4.11 Specific requirements apply to batch documentation which must be kept for one year after expiry of the batch to which it relates or at least five years after certification of the batch by the Qualified Person, whichever is the longer. For investigational medicinal products, the batch documentation must be kept for at least five years after the completion or formal discontinuation of the last clinical trial in which the batch was used. Other requirements for retention of documentation may be described in legislation in relation to specific types of product (e.g. Advanced Therapy Medicinal Products) and specify that longer retention periods be applied to certain documents.

4.12 그 밖의 유형의 문서는 그 문서가 뒷받침하는 업무 활동에 따라 보존 기간이 정해진다. 품목허가의 정보를 뒷받침하는 핵심 문서(예: 밸리데이션 또는 안정성에 관한 원자료 포함)는 허가가 유효한 동안 보존하여야 한다. 데이터가 새로운 전체 데이터 세트로 대체된 경우에는 특정 문서(예: 밸리데이션 보고서나 안정성 보고서를 뒷받침하는 원자료)를 폐기하는 것이 허용될 수 있다. 이에 대한 타당성은 문서화하여야 하며 배치 문서의 보존 요건을 고려하여야 한다. 예를 들어 공정 밸리데이션 데이터의 경우, 그 밸리데이션을 근거로 출하를 뒷받침한 모든 배치의 기록을 보존하는 기간 이상 동안 해당 원자료를 보존하여야 한다.

4.12 For other types of documentation, the retention period will depend on the business activity which the documentation supports. Critical documentation, including raw data (for example relating to validation or stability), which supports information in the Marketing Authorisation should be retained whilst the authorization remains in force. It may be considered acceptable to retire certain documentation (e.g. raw data supporting validation reports or stability reports) where the data has been superseded by a full set of new data. Justification for this should be documented and should take into account the requirements for retention of batch documentation; for example, in the case of process validation data, the accompanying raw data should be retained for a period at least as long as the records for all batches whose release has been supported on the basis of that validation exercise.

다음 항에서는 필수 문서의 몇 가지 예를 제시한다. 품질경영시스템은 제품 품질과 환자 안전을 보장하는 데 필요한 모든 문서를 기술하여야 한다.

The following section gives some examples of required documents. The quality management system should describe all documents required to ensure product quality and patient safety.

4.13 출발물질, 포장재 및 완제품에 대하여 적절히 승인되고 날짜가 기재된 기준 및 시험방법이 있어야 한다.

4.13 There should be appropriately authorised and dated specifications for starting and packaging materials, and finished products.

4.14 출발물질과 1차 포장재 또는 인쇄된 포장재의 기준 및 시험방법에는 해당되는 경우 다음 사항을 포함하거나 그 참조를 제시하여야 한다.

4.14 Specifications for starting and primary or printed packaging materials should include or provide reference to, if applicable:

4.15 핵심 단계에 대하여, 또는 중간제품과 벌크제품을 구매하거나 출고하는 경우에는 그 기준 및 시험방법이 있어야 한다. 이 기준 및 시험방법은 적절하게 출발물질 또는 완제품의 기준 및 시험방법과 유사하여야 한다.

4.15 Specifications for intermediate and bulk products should be available for critical steps or if these are purchased or dispatched. The specifications should be similar to specifications for starting materials or for finished products, as appropriate.

4.16 완제품의 기준 및 시험방법에는 다음 사항을 포함하거나 그 참조를 제시하여야 한다.

4.16 Specifications for finished products should include or provide reference to:

제조하는 각 제품과 배치 규모마다 승인된 서면 제조처방 및 공정 지시서가 있어야 한다.

Approved, written Manufacturing Formula and Processing Instructions should exist for each product and batch size to be manufactured.

4.17 제조처방에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.17 The Manufacturing Formula should include:

4.18 공정 지시서에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.18 The Processing Instructions should include:

4.19 각 제품, 포장 단위 및 포장 유형마다 승인된 포장 지시서가 있어야 한다. 포장 지시서에는 다음 사항을 포함하거나 그 참조를 제시하여야 한다.

4.19 Approved Packaging Instructions for each product, pack size and type should exist. These should include, or have a reference to, the following:

4.20 제조한 각 배치마다 배치 제조 기록을 유지하여야 한다. 배치 제조 기록은 현재 승인된 제조처방 및 공정 지시서의 관련 부분에 근거하여야 하며, 다음 정보를 포함하여야 한다.

4.20 A Batch Processing Record should be kept for each batch processed. It should be based on the relevant parts of the currently approved Manufacturing Formula and Processing Instructions, and should contain the following information:

참고: 밸리데이션된 공정을 지속적으로 모니터링하고 관리하는 경우, 자동 생성 보고서는 적합성 요약과 예외/기준일탈(OOS) 데이터 보고서로 한정할 수 있다.

Note: Where a validated process is continuously monitored and controlled, then automatically generated reports may be limited to compliance summaries and exception/ out-of-specification (OOS) data reports.

4.21 포장한 각 배치 또는 배치의 일부마다 배치 포장 기록을 유지하여야 한다. 배치 포장 기록은 포장 지시서의 관련 부분에 근거하여야 한다.

4.21 A Batch Packaging Record should be kept for each batch or part batch processed. It should be based on the relevant parts of the Packaging Instructions.

배치 포장 기록에는 다음 정보를 포함하여야 한다.

The batch packaging record should contain the following information:

4.22 각 출발물질(벌크, 중간제품 또는 완제품 포함), 1차·2차 포장재 및 인쇄 포장재의 각 납품분 입고에 대하여 서면 절차서와 기록이 있어야 한다.

4.22 There should be written procedures and records for the receipt of each delivery of each starting material, (including bulk, intermediate or finished goods), primary, secondary and printed packaging materials.

4.23 입고 기록에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.23 The records of the receipts should include:

4.24 출발물질, 포장재 및 그 밖의 물품의 사내 표시, 격리 보관 및 보관에 대하여 적절하게 서면 절차서가 있어야 한다.

4.24 There should be written procedures for the internal labeling, quarantine and storage of starting materials, packaging materials and other materials, as appropriate.

4.25 검체 채취에 관한 서면 절차서가 있어야 하며, 여기에는 사용할 방법과 설비, 채취할 양, 물품의 오염이나 품질 저하를 방지하기 위하여 지켜야 할 주의 사항을 포함하여야 한다.

4.25 There should be written procedures for sampling, which include the methods and equipment to be used, the amounts to be taken and any precautions to be observed to avoid contamination of the material or any deterioration in its quality.

4.26 제조의 여러 단계에서 물품과 제품을 시험하기 위한 서면 절차서가 있어야 하며, 여기에는 사용할 방법과 설비를 기술하여야 한다. 수행한 시험은 기록하여야 한다.

4.26 There should be written procedures for testing materials and products at different stages of manufacture, describing the methods and equipment to be used. The tests performed should be recorded.

4.27 물품과 제품에 대한 서면 출하 승인 및 부적합 처리 절차서가 있어야 하며, 특히 QP의 완제품 판매 인증에 관한 절차서가 있어야 한다. 모든 기록은 QP가 이용할 수 있어야 한다. 특별 관찰 사항과 핵심 데이터의 모든 변경 사항을 표시하는 시스템이 마련되어 있어야 한다.

4.27 Written release and rejection procedures should be available for materials and products, and in particular for the certification for sale of the finished product by the Qualified Person(s). All records should be available to the Qualified Person. A system should be in place to indicate special observations and any changes to critical data.

4.28 필요한 경우 어느 배치든 쉽게 회수할 수 있도록 제품의 각 배치에 대한 유통 기록을 유지하여야 한다.

4.28 Records should be maintained for the distribution of each batch of a product in order to facilitate recall of any batch, if necessary.

4.29 다음 예시에 대하여, 적절한 경우 서면 방침, 절차서, 계획서, 보고서 및 취한 조치나 내린 결론에 관한 관련 기록이 있어야 한다.

4.29 There should be written policies, procedures, protocols, reports and the associated records of actions taken or conclusions reached, where appropriate, for the following examples:

4.30 주요 제조 설비와 시험 설비에 대하여 명확한 운전 절차서가 있어야 한다.

4.30 Clear operating procedures should be available for major items of manufacturing and test equipment.

4.31 주요하거나 핵심적인 분석 시험 설비, 생산 설비 및 제품을 가공한 구역에 대하여 일지(logbook)를 유지하여야 한다. 일지에는 적절하게 구역, 설비/방법의 사용, 교정, 유지관리, 세척 또는 수리 작업을 해당 작업을 수행한 날짜와 수행자의 신원을 포함하여 시간 순서대로 기록하여야 한다.

4.31 Logbooks should be kept for major or critical analytical testing, production equipment, and areas where product has been processed. They should be used to record in chronological order, as appropriate, any use of the area, equipment/method, calibrations, maintenance, cleaning or repair operations, including the dates and identity of people who carried these operations out.

4.32 품질경영시스템 내 문서의 목록을 유지하여야 한다.

4.32 An inventory of documents within the Quality Management System should be maintained.