개정 사유: GMP/GDP 실태조사관 실무작업반(GMP/GDP Inspectors Working Group)과 PIC/S 위원회는 규제 및 제조 환경의 변화를 반영하도록 문서화에 관한 현행 제4장을 개정할 것을 공동으로 권고하였다. 개정 가이드라인은 문서화에 관한 규제당국의 요건과 기대 사항을 명확히 하고, GMP 가이드 부속서 11의 관련 변경 사항을 고려한다.

Reasons for changes: The GMP/GDP Inspectors Working Group and the PIC/S Committee jointly recommended that the current version of Chapter 4, on documentation, is revised to reflect changes in regulatory and manufacturing environments. The revised guideline clarifies requirements and expectations from Regulatory Authorities with regards to documentation and takes into account related changes for Annex 11 of the GMP Guide.

4.1. 문서화는 품질보증 시스템의 필수적인 부분이며, GMP 요건을 준수하여 운영하는 데 핵심이다. 사용하는 여러 유형의 문서와 수단은 규제를 받는 사용자의 의약품 품질시스템에서 충분히 이해되고 규정되어야 한다.

4.1. Documentation constitutes an essential part of the quality assurance system and is key to operating in compliance with GMP requirements. The various types of documents and means used should be fully understood and defined in the regulated user's pharmaceutical quality system.

4.2. 규제를 받는 사용자는 새로운 기술, 혼합 솔루션 및 사용하는 서비스를 고려하여 문서화에 어떤 법적 규정이 적용되는지 정하여야 한다.

4.2. It should be determined by the regulated user which legal provisions apply to documentation considering new technologies, hybrid solutions and services used.

4.3. 적용하는 기술이나 사용하는 서비스와 관계없이 문서 유형에 맞는 적절한 문서화 관행을 적용하여야 한다.

4.3. Appropriate documentation practices should be applied with respect to the type of document regardless of the applied technology or service used.

4.4. 이 문서는 새로운 기술, 혼합 솔루션 및 새로운 서비스에 관한 요건으로 보완되었으며, 여기서 데이터 거버넌스 시스템의 요소로서 위험 기반 접근 방식은 완전성 관리 수단의 확장성에 핵심적인 것으로 본다.

4.4. The present document was supplemented by requirements regarding new technologies, hybrid solutions and new services, whereby a risk-based approach as element of a data governance system is considered pivotal for scalability of integrity control measures.

4.5. 의약품 품질시스템에 충분히 상세한 지시 내용이 포함되도록 품질위험관리 원칙을 적용하여야 한다. 이는 요건을 공통으로 이해하는 데 도움이 되어야 한다. 각종 공정을 기록하고 모든 관찰 사항을 위험 기반으로 평가할 수 있게 하는 것에 더하여, 모든 요건이 지속적으로 적용되고 있음을 입증하여야 한다.

4.5. Quality risk management principles should be applied to ensure that the pharmaceutical quality system includes sufficient instructional details. It should facilitate a common understanding of the requirements. In addition to providing for recording of the various processes and risk-based evaluation of any observations, it should demonstrate the ongoing application of all requirements.

4.6. 문서의 정확성, 완전성, 가용성 및 판독성을 보장하기 위하여 위험 기반 접근 방식으로 적절한 관리 수단을 이행하여야 한다. 문서는 오류가 없어야 하며 사람이 읽을 수 있는 형태로 이용할 수 있어야 한다.

4.6. Suitable controls should be implemented using a risk-based approach to ensure the accuracy, integrity, availability, and legibility of documents. Documents should be free from errors and available in human readable form.

4.7. 문서는 종이 기반, 전자 또는 그 밖의 수단(예: 사진, 이미지, 동영상 및 음성 기록) 등 다양한 형태로 존재할 수 있다. 문서 시스템의 주된 목적은 위험 기반 접근 방식을 사용하여, 의약품의 품질과 안전성의 모든 측면에 직접 또는 간접적으로 영향을 미치는 모든 활동을 수립하고, 관리하고, 모니터링하고, 기록하는 것이다.

4.7. Documentation may exist in a variety of forms, including paper-based, electronic, or other means (e.g. photography, imagery, video and audio recordings). The main objective of the documentation system is to establish, control, monitor and record all activities which directly or indirectly impact on all aspects of the quality and safety of medicinal products, using a risk-based approach.

4.8. 문서를 전자적으로, 종이 기반으로, 그 밖의 수단으로 또는 혼합 시스템을 통해 작성·보관·관리하는지와 관계없이, 문서는 전체 수명주기에 걸쳐 판독성, 정확성, 완전성 및 완결성에 관한 동일한 GMP 요건을 반드시 충족하여야 한다. 이는 문서화를 위탁하는 경우에도 적용된다.

4.8. Whether documents are created, stored, and managed electronically, paper based, by other means or through a hybrid system, they must meet the same GMP requirements for legibility, accuracy, integrity, and completeness throughout the whole lifecycle. This also applies when documentation is outsourced.

4.9. GMP 준수를 관리하고 입증하는 데 사용하는 문서에는 두 가지 주요 유형이 있다.

4.9. There are two primary types of documentation used to manage and demonstrate GMP compliance:

4.10. 문서를 어떻게 작성·취급·보관·관리하는지(즉, 전자, 종이 기반 또는 혼합 시스템 사용)와 관계없이, 규제를 받는 사용자는 데이터 완전성 위험관리 활동을 규정하고, 우선순위를 정하고, 전달하기 위하여 의약품 품질시스템에 통합된 데이터 거버넌스 시스템을 수립하여야 한다. 데이터 거버넌스에 관한 체계는 문서화하고 정기적으로 검토하여야 한다.

4.10. Regardless of how documents are created, handled, stored, and managed (i.e., using electronic, paper-based, or hybrid systems), the regulated user should establish a data governance system integral to the pharmaceutical quality system to define, prioritise and communicate their data integrity risk management activities. Arrangements for data governance should be documented and reviewed regularly.

4.11. 규제를 받는 사용자는 근거와 함께 문서화된 위해성 평가에 기초하여 허용 가능한 관리 상태를 제공하는 데이터 거버넌스 시스템을 설계하고 운영하여야 한다. 데이터 거버넌스 시스템은 품질위험관리 원칙에 부합하여야 한다.

4.11. Regulated users should design and operate a data governance system which provides an acceptable state of control based on the risk assessment, which is documented with supporting rationale. A data governance system should be consistent with the principles of quality risk management.

4.12. 데이터 완전성을 보장하기 위하여 거버넌스 시스템은 데이터 수명주기 전체를 포괄하고 품질위험관리 원칙에 상응하는 관리 수단을 보장하여야 한다. 데이터 수명주기는 다음을 가리킨다.

4.12. To ensure integrity of data the governance system should cover the entire data lifecycle and ensure controls commensurate with the principle of quality risk management. The data lifecycle should refer to:

4.13. 데이터 거버넌스 시스템은 위험관리 접근 방식에 근거하여야 하며 다음을 고려하여야 한다.

4.13. Data governance systems should rely on a risk management approach and consider:

4.14. 데이터 거버넌스 시스템은 데이터 수명주기 동안 데이터 완전성이 효과적으로 관리되도록, 적절하게 설계된 시스템의 도입, 기술 및 데이터 보안 수단의 사용과 함께 전문 지식의 결합에 근거하여야 한다.

4.14. Data governance systems should rely on the incorporation of suitably designed systems, the use of technologies and data security measures, combined with specific expertise to ensure that data integrity is effectively controlled over the data lifecycle.

4.15. 데이터 거버넌스 시스템은 전체 수명주기에 걸쳐 데이터 소유권을 다루어야 한다.

4.15. Data governance systems should address data ownership throughout the entire lifecycle.

4.16. 데이터 거버넌스 시스템은 데이터 완전성 원칙을 준수하도록 공정과 시스템의 설계, 운영 및 모니터링을 고려하여야 한다.

4.16. Data governance systems should consider the design, operation and monitoring of processes and systems to comply with the principles of data integrity.

4.17. 데이터 거버넌스 시스템은 위험 완화를 고려하여야 한다. 위험 완화 조치가 일시적인지 영구적인지와 관계없이 그 효과성을 정기적으로 검토하여야 한다. 잔여 위험은 주기적으로 검토하고 경영진에게 전달하여야 한다.

4.17. Data governance systems should consider risk mitigation. The effectiveness of risk mitigation measures should be reviewed regularly, regardless of whether they are temporary or permanent. Residual risks should be reviewed periodically and communicated to management.

4.18. 데이터 거버넌스 시스템은 데이터 완전성에 대한 잠재적 위험을 최소화하기 위한 서비스 제공자의 데이터 관리 방침과 위험 관리 전략을 주기적으로 검토하는 것을 고려하고 보장하여야 한다. 이러한 검토의 빈도는 위험관리 원칙을 사용하여, 제공되는 서비스의 중요도에 근거하여야 한다.

4.18. Data governance systems should consider and ensure the periodic review of service provider’s data management policies and risk control strategies intended to minimise potential risks to data integrity. The frequency of such reviews should be based on the criticality of the services provided, using risk management principles.

4.19. 규제를 받는 사용자는 사용하는 기술, 혼합 솔루션 또는 서비스와 관계없이 데이터의 전체 수명주기에 걸쳐 문서화에 위험 기반 접근 방식을 채택하여야 하며, 데이터 중요도, 데이터 위험 및 데이터 품질에 대한 이해를 입증하여야 한다.

4.19. The regulated user should adopt a risk-based approach in documentation throughout the entire lifecycle of data, regardless of the technology, hybrid solution or service used and should demonstrate an understanding for data criticality, data risk and data quality.

4.20. 품질위험관리 원칙에 상응하는 데이터 수명주기 관리 수단을 수립하여야 한다. 데이터 거버넌스와 위험관리 활동의 깊이는 타당성이 입증되어야 하며 제품 품질과 환자 안전에 대한 위험에 상응하여야 한다.

4.20. Controls over the data lifecycle should be established which are commensurate with the principles of quality risk management. The depth of data governance and risk management activities should be justified and commensurate with the risks to product quality and patient safety.

4.21. 데이터 완전성을 보장하기 위한 조치의 범위에 관한 결정은 데이터 중요도와 데이터 위험을 고려하여, 문서화된 근거와 문서화된 위해성 평가에 기초하여야 한다.

4.21. Decisions on the extent of measures to ensure data integrity should be based on a documented rationale and documented risk assessment taking into consideration data criticality and data risk.

4.22. 전자 데이터를 생성하는 데 사용하는 공정과 관계없이, 그 공정은 부속서 11에 따라 관련 컴퓨터화 시스템의 적격성 평가 또는 밸리데이션 요건에 반드시 포함되어야 한다.

4.22. Irrespective of processes used to generate electronic data, they must be included in the requirements for the qualification or validation of the relevant computerised systems according to Annex 11.

4.23. 의약품 품질시스템은 제품 품질과 환자 안전을 보장하는 데 필요한 모든 문서를 기술하여야 한다. 문서는 전자적으로, 종이 기반으로 또는 혼합 시스템으로 작성·기록·제공·승인·전달·보관 및 아카이빙할 수 있다. 문서의 유지와 보존에 전자, 종이 기반 또는 다른 수단, 혼합 솔루션 또는 호스팅 서비스에 의존하는 경우, 제조에서의 의사결정(예: 공정 중 관리와 공정분석기술에 근거한 배치 출하)이 자동 밸리데이션 스크립트나 인공지능(부속서 22)의 지원을 받는다면 부속서 11을 포함한 모든 EU GMP 규정을 준수하여야 한다.

4.23. The pharmaceutical quality system should describe all documents required to ensure product quality and patient safety. Documents may be created, recorded, provided, approved, communicated, stored, and archived electronically, paper based or in a hybrid system. The reliance on electronic, paper-based or different means, hybrid solutions or hosted services in maintenance and retention of documentation requires the compliance with all EU GMP provisions including Annex 11 if decision making in manufacturing (e.g. batch release based on in-process controls and process analytical technologies) is supported by automatic validation scripts or artificial intelligence (Annex 22).

4.24. 인공지능이나 그 밖의 자동 수단(예: 밸리데이션 스크립트)으로 생성하거나 처리한 문서, 기록 또는 (원)자료의 완전성에 대한 책임은 규제를 받는 사용자에게 있다.

4.24. The accountability for the integrity of documents, records or (raw) data produced or processed with artificial intelligence or any other automatic means (e.g. validation scripts) rests with the regulated user.

4.25. 자동 수단(예: 밸리데이션 스크립트 또는 인공지능)에 의한 지원은 서비스가 사내(on premise)에 있든 호스팅 서비스로 제공되든 관계없이 의약품 품질시스템에 포함하여야 한다. 전자적으로 생성한 기록은 품질에 핵심적인 데이터의 경향 분석이 가능하여야 한다.

4.25. The support by any automatic means (e.g. validation scripts or artificial intelligence) should be included in a pharmaceutical quality system regardless of the service located on premise or as a hosted service. The records created electronically should enable a trend analysis of quality-critical data.

4.26. 데이터 완전성을 보장하기 위하여, 전자적으로 기록하거나 처리한 데이터는 13항 "혼합 시스템"에 규정된 요건을 충족하거나 그 변환의 정확성이 밸리데이션 또는 확인된 경우가 아니면 종이 형태로 변환하거나 종이 형태로 보관하지 않아야 한다.

4.26. To ensure data integrity, data which is recorded or processed electronically should not be converted to or stored in a paper form unless it meets the requirements set out in section 13 “hybrid systems” or the conversion is validated or verified for accuracy.

4.27. 특별히 요구되는 마스터 문서(전체 목록은 아님):

4.27. Specifically required master documents (not exhaustive list):

4.28. 해당되는 경우 출발물질 및 포장재, 중간제품, 벌크제품, 완제품, 공정 보조제 및 그 밖의 품질에 핵심적인 물품에 대하여 승인되고 최신 상태로 갱신된 기준 및 시험방법이 있어야 한다. 기준 및 시험방법에는 물품 또는 제조의 각 단계에서 제품 품질과 관련된 모든 특성을 포함하여야 한다.

4.28. There should be approved and updated specifications for starting and packaging materials, intermediate, bulk, finished products, process aids and other quality critical material, as applicable. Specifications should include all attributes which are relevant for product quality on each stage of material or manufacture.

4.29. 출발물질과 1차 포장재 또는 인쇄된 포장재의 기준 및 시험방법에는 해당되는 경우 제품과 그 참조 코드 및 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.29. Specifications for starting and primary or printed packaging materials should include the product and its reference code, if applicable:

4.30. 핵심 단계에 대하여, 또는 중간제품과 벌크제품을 구매하거나 출고하는 경우에는 그 기준 및 시험방법이 있어야 한다. 이 기준 및 시험방법은 적절하게 출발물질 또는 완제품의 기준 및 시험방법과 유사하여야 한다.

4.30. Specifications for intermediate and bulk products should be available for critical steps or if these are purchased or dispatched. The specifications should be similar to specifications for starting materials or for finished products, as appropriate.

4.31. 완제품의 기준 및 시험방법에는 다음 사항을 포함하거나 그 참조를 제시하여야 한다.

4.31. Specifications for finished products should include or provide reference to:

4.32. 제조하는 각 제품과 배치 규모마다 승인된 서면 제조처방 및 공정 지시서가 있어야 한다.

4.32. Approved, written Manufacturing Formula and Processing Instructions should exist for each product and batch size to be manufactured.

4.33. 제조처방에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.33. The Manufacturing Formula should include:

4.34. 공정 지시서에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.34. The Processing Instructions should include:

4.35. 각 제품, 포장 단위 및 포장 유형마다 승인된 포장 지시서가 있어야 한다. 포장 지시서에는 다음 사항을 포함하거나 그 참조를 제시하여야 한다.

4.35. Approved Packaging Instructions for each product, pack size and type should exist. These should include, or have a reference to, the following:

4.36. 제조한 각 배치마다 배치 제조 기록을 유지하여야 한다. 배치 제조 기록은 현재 승인된 제조처방 및 공정 지시서의 관련 부분에 근거하여야 하며, 다음 정보를 포함하여야 한다.

4.36. A Batch Processing Record should be kept for each batch processed. It should be based on the relevant parts of the currently approved Manufacturing Formula and Processing Instructions, and should contain the following information:

참고: 밸리데이션된 공정을 지속적으로 모니터링하고 관리하는 경우, 자동 생성 보고서는 적합성 요약과 예외/기준일탈(OOS) 데이터 보고서로 한정할 수 있다. 자동 밸리데이션 스크립트나 인공지능의 지원을 받는 제조에서의 의사결정에 관해서는 이 문서의 4항을 참조한다.

Note: Where a validated process is continuously monitored and controlled, then automatically generated reports may be limited to compliance summaries and exception/ out-of-specification (OOS) data reports. With regards to decision making in manufacturing supported by automatic validation scripts or artificial intelligence refer to paragraph 4 of this document.

4.37. 포장한 각 배치 또는 배치의 일부마다 배치 포장 기록을 유지하여야 한다. 배치 포장 기록은 포장 지시서의 관련 부분에 근거하여야 한다.

4.37. A Batch Packaging Record should be kept for each batch or part batch processed. It should be based on the relevant parts of the Packaging Instructions.

4.38. 배치 포장 기록에는 다음 정보를 포함하여야 한다.

4.38. The batch packaging record should contain the following information:

4.39. 각 출발물질(벌크, 중간제품 또는 완제품 포함), 1차·2차 포장재 및 인쇄 포장재, QC 검체의 각 납품분 입고에 대하여 서면 절차서와 기록이 있어야 한다. 입고 기록에는 다음 사항을 포함하여야 한다.

4.39. There should be written procedures and records for the receipt of each delivery of each starting material, (including bulk, intermediate or finished goods), primary, secondary and printed packaging materials and QC-samples. The records of the receipts should include:

4.40. 출발물질, 포장재, QC 검체 및 그 밖의 물품의 사내 표시, 격리 보관 및 보관에 대하여 적절하게 서면 절차서가 있어야 한다.

4.40. There should be written procedures for the internal labelling, quarantine and storage of starting materials, packaging materials, QC samples and other materials, as appropriate.

4.41. 검체 채취에 관한 서면 절차서가 있어야 하며, 여기에는 사용할 방법과 설비, 채취할 양, 물품의 오염이나 품질 저하를 방지하기 위하여 지켜야 할 주의 사항을 포함하여야 한다(EU GMP 가이드라인 Volume 4, 제6장 "품질관리" 참조).

4.41. There should be written procedures for sampling, which include the methods and equipment to be used, the amounts to be taken and any precautions to be observed to avoid contamination of the material or any deterioration in its quality (reference to EU GMP Guideline Volume 4, Chapter 6 “Quality Control”).

4.42. 제조의 여러 단계에서 물품과 제품을 시험하기 위한 서면 절차서가 있어야 하며, 여기에는 사용할 방법과 설비를 기술하여야 한다. 수행한 시험은 기록하여야 한다(EU GMP 가이드라인 Volume 4, 제6장 "품질관리" 참조).

4.42. There should be written procedures for testing materials and products at different stages of manufacture, describing the methods and equipment to be used. The tests performed should be recorded (reference to EU GMP Guideline Volume 4, Chapter 6 “Quality Control”).

4.43. 물품과 제품에 대한 서면 출하 승인 및 부적합 처리 절차서가 있어야 하며, 특히 QP의 완제품 판매 인증에 관한 절차서가 있어야 한다. 출하 결정 시점에 모든 기록을 QP가 이용할 수 있어야 한다. 특별 관찰 사항과 핵심 데이터의 모든 변경 사항을 표시하는 시스템이 마련되어 있어야 한다.

4.43. Written release and rejection procedures should be available for materials and products, and in particular for the certification for sale of the finished product by the Qualified Person(s). All records should be available to the Qualified Person at the time of the release decision. A system should be in place to indicate special observations and any changes to critical data.

4.44. 필요한 경우 어느 배치든 회수할 수 있도록 제품의 각 배치에 대한 유통 기록을 유지하여야 한다.

4.44. Records should be maintained for the distribution of each batch of a product in order to facilitate recall of any batch, if necessary.

4.45. 다음 예시를 포함하되 이에 한정되지 않는 GMP 관련 조치에 대하여, 적절한 경우 서면 방침, 절차서, 계획서, 보고서 및 취한 조치나 내린 결론에 관한 관련 기록이 있어야 한다.

4.45. There should be written policies, procedures, protocols, reports and the associated records of actions taken, or conclusions reached, where appropriate, for GMP relevant actions, including but not limited to the following examples:

4.46. 주요 제조 설비와 시험 설비에 대하여 명확한 운전 절차서가 있어야 한다.

4.46. Clear operating procedures should be available for major items of manufacturing and test equipment.

4.47. 주요하거나 핵심적인 분석 시험 설비, 생산 설비 및 제품을 가공하거나 취급한 구역에 대하여 일지(logbook)를 유지하여야 한다. 일지에는 적절하게 구역, 설비/방법의 사용, 교정, 유지관리, 세척 또는 수리 작업을 해당 작업을 수행한 날짜와 수행자의 신원을 포함하여 시간 순서대로 기록하여야 한다.

4.47. Logbooks should be kept for major or critical analytical testing, production equipment, and areas where product has been processed or handled. They should be used to record in chronological order, as appropriate, any use of the area, equipment/method, calibrations, maintenance, cleaning or repair operations, including the dates and identity of people who carried these operations out.

4.48. 의약품 품질시스템 내 문서의 목록을 유지하여야 한다.

4.48. An inventory of documents within the pharmaceutical quality system should be maintained.

4.49. 문서화 기술, 혼합 솔루션 또는 서비스와 관계없이 모든 유형의 문서(지시서 및/또는 기록)를 규정하고 준수하여야 한다. 기술, 혼합 솔루션 또는 제공되는 서비스는 복잡성과 관계없이 이해되어야 하고, 적절히 문서화되어야 하며, 위험 기반 관리 수단을 갖추어 밸리데이션되어야 한다. 서비스 유형과 관계없이 혼합 시스템과 단일 시스템 모두에 대하여 마스터 문서, 공식 사본, 데이터 처리 및 기록의 상호 관계와 관리 방안을 규정하여야 한다. 수명주기 내내 기록의 완결성, 완전성 및 판독성을 보장하기 위하여 문서에 대한 적절한 관리 수단을 이행하여야 한다.

4.49. All types of documents (instructions and/or records) should be defined and adhered to regardless of the documentation technology, hybrid solution or service. The technology, hybrid solution or provided service needs to be understood regardless of complexity, should be adequately documented, and validated with risk-based controls in place. Relationships and control measures for master documents, official copies, data handling and records need to be defined for both hybrid and homogenous systems regardless of the type of service. Appropriate controls for documents should be implemented to ensure the completeness, integrity and legibility of the records throughout the lifecycle.

4.50. 문서는 관리된 방식으로 설계, 작성, 검토 및 배포하여야 한다. 문서는 적절하게 제품규격서(Product Specification File), 제조업 허가 및 품목허가 자료, 또는 임상시험용 의약품 자료의 관련 부분에 부합하여야 한다. 마스터 문서로부터 작업 문서를 복제할 때 복제 과정에서 어떠한 오류나 변경도 생기지 않도록 하여야 한다.

4.50. Documents should be designed, prepared, reviewed, and distributed in a controlled manner. They should comply with the relevant parts of Product Specification Files, Manufacturing and Marketing Authorisation dossiers, or dossiers of Investigational Medicinal Products, as appropriate. The reproduction of working documents from master documents should not allow any error or alteration to be introduced through the reproduction process.

4.51. 문서는 정기적으로 검토하고 최신 상태로 유지하여야 한다. 문서는 적절한 권한을 부여받은 사람이 승인하고 서명하고 날짜를 기재하여야 한다. 문서는 내용이 명확하여야 하며 고유하게 식별할 수 있어야 한다. 시행일을 규정하여야 한다.

4.51. Documents should be regularly reviewed and kept up to date. Documents should be approved, signed, and dated by appropriate and authorised personnel. Documents should have unambiguous contents and be uniquely identifiable. The effective date should be defined.

4.52. 지시를 담은 문서는 체계적으로 구성하여 쉽게 검토할 수 있어야 한다. 문서의 형식과 언어는 그 용도에 맞아야 한다. 표준작업지침서, 작업 지시서 및 방법서는 미리 정한 양식을 사용하여 반드시 따라야 하는 명령형 문체로 작성하여야 한다. 문서를 완성하기 위한 데이터 기입 양식을 명확히 규정하여야 한다. 서면 지시는 그림, 사진 또는 동영상으로 보완할 수 있다. 지시를 담은 문서는 기술된 활동을 수행하는 장소에서 쉽게 이용할 수 있어야 한다.

4.52. Documents containing instructions should be laid out in an orderly fashion and be easy to review. The style and language of documents should fit with their intended use. Standard operating procedures, work instructions and methods should be written in an imperative mandatory style by using predefined format. Data entry formats for completion of documents should be clearly defined. Written instructions may be supported with pictures, photos or videos. The documents containing the instructions should be easily accessible at the place where the described activities are carried out.

4.53. 품질경영시스템 내의 지시서와 절차서는 정기적으로 검토하고 최신 상태로 유지하여야 한다.

4.53. Instructions and procedures within the Quality Management System should be regularly reviewed and kept updated.

4.54. 모든 문서의 발행, 개정, 대체 및 폐지는 개정 이력을 유지하면서 관리하여야 한다.

4.54. The issuance, revision, superseding and withdrawal of all documents should be controlled with maintenance of revision histories.

4.55. 손으로 쓴 지시서는 권장되지 않는다. 문서에 데이터를 수기로 기입해야 하는 경우, 충분히 명확하고 읽기 쉽게 수기 기록할 수 있도록 기입할 공간을 충분히 마련하여야 한다.

4.55. Hand-written instructions are discouraged. Where documents require the manual entry of data, sufficient space should be provided for such entries to ensure adequately clear and legible manual recording.

4.56. 우수 문서화 관행은 데이터 완전성을 보장하는 데 핵심이며, 잘 설계된 의약품 품질시스템의 기본 요소이다.

4.56. Good Documentation practices are key to ensuring data integrity, and a fundamental part of a well-designed pharmaceutical quality system.

4.57. 의약품 품질시스템 안에 우수 문서화 관행과 문서 관리 체계를 기술한 절차서가 있어야 한다. 데이터 완전성을 보장하기 위하여 우수 문서화 관행을 이행하고 준수하도록 하여야 한다.

4.57. Procedures outlining good documentation practices and arrangements for document control should be available within the pharmaceutical quality system. Good documentation practices should be implemented and enforced to ensure data integrity.

4.58. 데이터 기입은 정확하여야 하며, 명확하고 읽기 쉽고 지워지지 않는 방식으로 하여야 한다. 기록 매체는 보존 기간 내내 유지되어야 한다. 이것이 가능하지 않으면 진본 사본(true copy)을 만들어야 한다. 이 경우 사본의 완전성을 확인하고 기록하는 문서화된 시스템이 마련되어 있어야 한다.

4.58. Data entries should be accurate, and made in clear, legible, indelible way. Recorded media should be durable throughout the retention period. If this is not feasible, then true copies should be generated. For this case a documented system should be in place to verify and record the integrity of the copy.

4.59. 기록은 각 조치를 취하는 시점에 작성하거나 완성하여야 하며, 모든 GMP 활동을 추적할 수 있는 방식으로 하여야 한다. 작업을 수행한 개인 또는 시스템과 작업을 수행한 시점을 식별할 수 있어야 한다.

4.59. Records should be made or completed at the time each action is taken and in such a way that all GMP activities are traceable. It should be possible to identify the individual or the system that performed the task and when the task was performed.

4.60. 문서의 기입 사항을 변경할 때에는 변경한 사람이 서명하고 날짜를 기재하여야 하며, 변경 후에도 원래 정보를 읽을 수 있어야 한다. 적절한 경우, 변경 사유를 기록하여야 한다.

4.60. Any alteration made to the entry on a document should be signed by the individual who made the change and dated; the alteration should permit the reading of the original information. Where appropriate, the reason for the alteration should be recorded.

4.61. 제품 품질에 관한 핵심 결정을 내리는 데 사용하는 데이터를 포함하여 정보의 정확성을 보장하기 위해, 기록은 사실을 진실하고 일관되게 나타내야 한다.

4.61. Records need to be a truthful and consistent representation of facts to ensure the accuracy of information, including data that is used to make critical decisions about the quality of products.

4.62. 종이에 기록한 원자료와 결과의 완전성을 보장하기 위하여 특정 관리 수단을 이행하여야 한다. 여기에는 다음이 포함될 수 있으나 이에 한정되지 않는다.

4.62. Specific controls should be implemented to ensure the integrity of raw data and results recorded on paper. These may include, but are not limited to:

4.63. 종이 시스템과 전자 시스템 모두에 적용되는 기본 데이터 완전성 원칙(표 1)(즉, ALCOA++):

4.63. Basic data integrity principles (table 1) applicable to both paper and electronic systems (i.e. ALCOA ++):

4.64. 서명은 GMP 환경에서 서명이 이루어진 시점의 활동에 대한 책임을 보장하는 데 필수적이다.

4.64. Signatures are essential for ensuring accountability for activities in a GMP environment at the time points the signatures are executed.

4.65. 서명은 서명자의 법적 구속력 있는 의사를 나타낸다. 서명자는 날짜와 시각을 함께 기재하여 서명하여야 한다. 서명 약자(이니셜)로 서명하는 경우, 약식 서명을 규정하는 절차서가 마련되어 있어야 한다.

4.65. A signature represents the legally binding will of the signatory. The signatory should sign with date and time. If signatures by initials are in use a procedure defining abbreviated signatures should be in place.

4.66. 서명자를 식별할 수 있어야 한다. 서명과 연결된 데이터나 문서를 명확히 식별하여야 한다. 서명과 연결된 서명의 의미(검토, 승인, 책임 또는 작성 등)가 명확하여야 한다.

4.66. The identification of the signatory should be possible. Data or documents which are associated with the signature should be clearly identified. The meaning of the signature (such as review, approval, responsibility, or authorship) associated with the signature should be clear.

4.67. 규제를 받는 사용자는 서명이 적절히 사용되도록 서명 방침을 수립하여야 한다. 서명 권한을 부여받은 인력은 이름으로 명확히 식별되어야 하며, 이름으로 서명 방침에 구속되어야 한다.

4.67. The regulated user should establish a signature policy to ensure the adequate application of signatures. Personnel authorised to sign should be clearly identified by name and bound by name to the signature policy.

4.68. 규제를 받는 사용자는 법적 구속력 있는 서명이 필요한 기록을 파악해 두어야 한다.

4.68. The regulated user should have identified those records which require a legally binding signature.

4.69. 서명을 종이에 하든 전자적으로 하든, 서명은 이의를 제기할 수 없어야 하며 서명자와 서명된 문서 또는 기록까지 추적할 수 있어야 한다.

4.69. Signatures should be indisputable and traceable to the signatory and the signed document or record, regardless, if a signature is applied on paper or electronically.

4.70. 기록이 전자적으로 존재하면 그 기록에는 전자적으로 서명하여야 한다. 혼합 시스템의 사용은 피하여야 한다. 서명이 종이와 전자로 병행하여 존재하는 경우(예: 혼합 시스템), 규제상 효력이 있는 서명을 규제를 받는 사용자가 규정하여야 한다.

4.70. If records exist electronically such records should be signed electronically. The use of a hybrid system should be avoided. If signatures exist parallel in paper and electronically (e.g. in hybrid systems), the regulatory relevant signature should be defined by the regulated user.

4.71. 서명자는 해당 작업이나 검토를 수행할 자격과 권한을 갖추어야 한다.

4.71. The signatory should be qualified and authorised to perform the relevant tasks or reviews.

4.72. 규제를 받는 사용자는 서명 과정에서 서명자의 역할과 책임을 규정하여야 한다.

4.72. The regulated user should define the signatory’s role and responsibility in the signation process.

4.73. 규제를 받는 사용자는 서명자의 역할과 자격이 서명의 의미(의도)에 부합하도록 하여야 한다.

4.73. The regulated user should ensure that the signatory’s role and qualification is consistent with the meaning (intent) of a signature.

4.74. 데이터의 전체 수명주기 동안 서명의 완전성을 보장하기 위하여, 규제를 받는 사용자는 데이터 거버넌스 시스템의 요소로서 서명의 관리 및 통제 체계를 수립하여야 한다.

4.74. To ensure the integrity of signatures during the whole life cycle of data the regulated user should establish the management and control of signatures as an element of a data governance system.

4.75. 서명과 관련된 데이터나 문서는 ALCOA++ 원칙을 충족하여야 한다.

4.75. The data or documents which the signature is relevant for should fulfil the ALCOA++ principles.

4.76. 사용하는 기술, 혼합 솔루션 또는 서비스와 관계없이, 각 활동과 관련된 기록이 무엇이며 그 기록이 어디에 있는지를 명확히 규정하여야 한다. 수명주기 내내 기록의 완전성을 보장하기 위하여 위험 기반 관리 방법이 마련되어 있어야 한다. 관리 수단은 밸리데이션 범위에 포함되어야 한다. 전자 기록의 경우, 이러한 수단에는 백업, 복원 및 아카이빙 절차와 물리적·논리적 관리 수단이 포함되어야 한다. 규제를 받는 사용자가 호스팅 서비스에 의존하는 경우, 서비스 수준 협약(SLA)에 근거하여 호스팅 서비스 제공자의 관리 수단을 이해하고, 승인하고, 그 타당성을 입증하는 것은 규제를 받는 사용자의 책임이다. 기록은 요구되는 보존 기간 동안 언제든지 검토할 수 있어야 하며, 모든 해당 인력이 사람이 읽을 수 있는 형식으로 접근할 수 있어야 한다.

4.76. It should be clearly defined which record is related to each activity and where this record is located, regardless of the technology, hybrid solution or service used. Risk-based control methods should be in place to ensure the integrity of the record throughout the lifecycle. The control measures should be covered by the validation scope. In case of electronic recording such measures should include back-up, restore and archiving procedures as well as physical and logical controls. If the regulated user relies on hosted services, it is the responsibility of the regulated user to understand, approve and justify the control measures of the hosted service provider based on a service level agreement. Records should be available for review at any time during the required retention period, accessible in a human readable format to all applicable personnel.

4.77. 배치 문서에는 특정 요건이 적용되며, 배치 문서는 해당 배치의 유효기간 만료 후 1년 또는 QP가 그 배치를 인증한 후 최소 5년 중 더 긴 기간 동안 반드시 보관하여야 한다. 임상시험용 의약품의 경우, 배치 문서는 그 배치를 사용한 마지막 임상시험이 완료되거나 공식적으로 중단된 후 최소 5년 동안 반드시 보관하여야 한다. 특정 유형의 제품(예: 첨단바이오의약품, 사람 혈액 또는 사람 혈장 유래 제품)과 관련하여 법령에 문서 보존에 관한 그 밖의 요건이 기술되어 있을 수 있으며, 이 경우 특정 문서에 더 긴 보존 기간을 적용하도록 규정할 수 있다.

4.77. Specific requirements apply to batch documentation which must be kept for one year after expiry of the batch to which it relates or at least five years after certification of the batch by the Qualified Person, whichever is the longer. For investigational medicinal products, the batch documentation must be kept for at least five years after the completion or formal discontinuation of the last clinical trial in which the batch was used. Other requirements for retention of documentation may be described in legislation in relation to specific types of products (e.g. Advanced Therapy Medicinal Products and products derived from human blood or human plasma) and specify that longer retention periods be applied to certain documents.

4.78. 그 밖의 유형의 문서는 그 문서가 뒷받침하는 업무 활동에 따라 보존 기간이 정해진다. 품목허가의 정보를 뒷받침하는 핵심 문서(예: 밸리데이션 또는 안정성에 관한 원자료 포함)는 허가가 유효한 동안 보존하여야 한다. 데이터가 새로운 전체 데이터 세트로 대체된 경우에는 특정 문서(예: 밸리데이션 보고서나 안정성 보고서를 뒷받침하는 원자료)를 폐기하는 것이 허용될 수 있다. 이에 대한 타당성은 문서화하여야 하며 배치 문서의 보존 요건을 고려하여야 한다. 예를 들어 공정 밸리데이션 데이터의 경우, 그 밸리데이션을 근거로 출하를 뒷받침한 모든 배치의 기록을 보존하는 기간 이상 동안 해당 원자료를 보존하여야 한다.

4.78. For other types of documentation, the retention period will depend on the business activity which the documentation supports. Critical documentation, including raw data (for example relating to validation or stability), which supports information in the Marketing Authorisation should be retained whilst the authorization remains in force. It may be considered acceptable to retire certain documentation (e.g. raw data supporting validation reports or stability reports) where the data has been superseded by a full set of new data. Justification for this should be documented and should consider the requirements for retention of batch documentation; for example, in the case of process validation data, the accompanying raw data should be retained for a period at least as long as the records for all batches whose release has been supported on the basis of that validation exercise.

4.79. 정해진 보존 기간이 지난 뒤에만 올바른 원본 기록 또는 진본 사본이 폐기되도록, 기록 폐기에 관한 문서화된 절차가 마련되어 있어야 한다. 엉뚱한 문서를 삭제할 위험을 줄이는 조치가 마련되어 있어야 한다. 기록 폐기를 허용하는 접근 권한은 관리하여야 한다.

4.79. A documented process for the disposal of records should be in place to ensure that the correct original records or true copies are disposed only after the defined retention period. Measures should be in place to reduce the risk of deleting the wrong documents. The access rights allowing disposal of records should be controlled.

4.80. 문서화 방법은 규제를 받는 사용자의 의약품 품질시스템에 통합되어야 한다. 문서나 기록은 사내에 있든 호스팅 서비스 형태로 있든 관계없이 위험 기반 접근 방식으로 관리하여야 한다. 규제를 받는 사용자는 데이터 거버넌스 시스템 안에서 데이터 완전성, 데이터 중요도 및 데이터 위험의 원칙을 적용하여야 하며, 데이터의 전체 수명주기를 고려하여야 한다. 데이터 거버넌스 시스템은 의약품 품질시스템의 한 요소여야 한다. 데이터 소유권과 데이터 완전성에 대한 책임을 규정하여야 한다.

4.80. The method of documentation should be integrated in the regulated user’s pharmaceutical quality system. Documents or records should be controlled in a risk-based approach regardless of whether located in-house or in the form of hosted services. The regulated user should apply the principles of data integrity, data criticality and data risk within a data governance system and should consider the complete lifecycle of data. The data governance system should be an element of the pharmaceutical quality system. The ownership of data and the responsibility for data integrity should be defined.

4.81. 위험 기반 관리 수단은 시스템의 유형과 복잡성에 상응하여야 한다. 의약품 품질시스템은 데이터 완전성에 대한 위험을 검출하기 위한 독립적인 검토 관행과 연계되어야 한다. 데이터 완전성을 효과적으로 보장하려면 인적 요인에 따른 위험을 고려하여야 한다. 핵심 공정 단계와 시험 단계가 정확하고 동시에 기록되도록, 적절한 경우 적절한 시점에 제2자 감독, 확인 및 점검 같은 위험 감소 조치를 이행하여야 한다.

4.81. Risk based control measures should be commensurate with the type and the complexity of a system. The pharmaceutical quality system should interface with independent review practices to detect risks to data integrity. Risks from human factors should be considered for effectively ensuring data integrity Risk-reducing measures such as second person oversight, verification and checks should be implemented where appropriate and in the appropriate time to ensure critical process and testing steps are accurately and contemporaneously recorded.

4.82. 혼합 시스템은 명확히 규정하고 식별하여야 하며, 시스템을 구성하는 각 요소는 위험관리 원칙에 따라 밸리데이션하고 관리하여야 한다.

4.82. They should be clearly defined and identified, and each contributing element of the system validated and controlled according to risk management principles.

4.83. 전체 시스템에 대한 상세한 설명이 있어야 한다. 이 설명에는 모든 주요 구성 요소, 그 기능 및 상호 작용과 함께 데이터 관리 및 데이터 완전성에 대한 관리 수단을 개략적으로 기술하여야 한다. 수작업 시스템과 컴퓨터화 시스템 사이의 접점을 관리하고 적절히 통제하기 위한 절차서와 기록이 있어야 한다.

4.83. A detailed description of the entire system should be available. The description should outline all major components, their functions, and interactions with each other as well as control for data management and data integrity. Procedures and records should be available to manage and appropriately control the interface between manual and computerised systems.

4.84. 시스템에 적용하는 관리 수단의 효과성을 평가하고, 규정하고, 입증할 때에는 적절한 품질위험관리 원칙을 따라야 한다.

4.84. Appropriate quality risk management principles should be followed when assessing, defining, and demonstrating the effectiveness of control measures applied to the system.

4.85. 혼합 시스템에서 생성된 데이터의 검토를 관리하는 절차서가 마련되어 있어야 하며, 이 절차서에는 전자 데이터와 종이 기반 데이터의 평가, 승인 및 아카이빙 과정을 명확히 기술하여야 한다.

4.85. Procedures should be in place to manage the review of data generated by hybrid systems which clearly outline the process for the evaluation, approval and archiving of electronic and paper-based data.